Навлизането на AI увеличава разходите за софтуер и прави прегледа на съществуващите лицензи, установяването на дублиращи се функционалности и оценката на допълнителната стойност от новите абонаменти все по-важни за бизнеса. Разходите за AI приложения са нараснали със 108% за една година, а генеративният AI за първи път влиза в десетте софтуерни категории с най-голямо припокриване на функционалности според доклада 2026 SaaS Management Index на Zylo. Експертите на Forscope обясняват как по-широкото използване на AI може да доведе до дублиране на софтуерни функционалности и защо компаниите трябва да преразгледат съществуващите си лицензи и разходите за абонаменти, преди да инвестират в допълнителни инструменти.
Компаниите може вече да плащат за AI функционалности
Дублирането на софтуерни функционалности може да се натрупва постепенно, без това да е резултат от координирано решение. Един екип закупува инструмент за генериране на текст, а друг – приложение за управление на документи. Междувременно компанията може вече да разполага с AI асистент, който може да изпълнява и двете задачи. Всяка покупка може да има своето основание, но общата стойност на отделните решения невинаги се оценява.
Доставчиците на софтуер също интегрират AI функционалности в съществуващите си продукти. Например Microsoft предлага Copilot Chat без допълнително заплащане на потребители с отговарящи на условията абонаменти за Microsoft 365. Google е интегрирала функционалности на Gemini в плановете Workspace Business и Enterprise, като наличността им зависи от конкретното издание. Преди да закупят друго приложение, компаниите трябва да установят до какви функционалности служителите им вече имат достъп.
„При всеки нов AI инструмент не е достатъчно да се пита какво може да прави. Компаниите трябва да разберат и каква допълнителна стойност носи той в сравнение със софтуера, за който вече плащат. В противен случай рискуват да финансират няколко сходни решения, без да имат ясна причина да запазят всяко едно от тях“, заявява Якуб Шулак, главен изпълнителен директор на Forscope.
Спирането на дадено приложение не означава, че разходите за него отпадат
Когато AI поеме определена задача, компаниите трябва да преценят дали все още се нуждаят от съществуващите приложения в същия обем. Подходящото решение не е задължително да бъде прекратяване на абонамента. По-подходящо може да се окаже намаляването на броя лицензи или преминаването към план от по-нисък клас.
Сходните функционалности обаче не означават автоматично, че две приложения са взаимнозаменяеми. Трябва да се вземат предвид и качеството на резултатите, сигурността, интеграцията с корпоративните системи и лицензионните условия. Например платеният Microsoft 365 Copilot изисква самостоятелен лиценз в допълнение към отговарящ на условията план на Microsoft 365. В този случай AI е допълнение, а не заместител на основния абонамент.
Компаниите трябва да разграничават и повишаването на производителността от реалното намаляване на разходите за софтуер. Времето, спестено чрез автоматизация, не води автоматично до по-ниски разходи за софтуер.
„Компаниите все по-често проявяват интерес към AI и други нови технологии, но нарастващите разходи за софтуер правят ефективното използване на наличните ресурси особено важно. Първата стъпка е да се установи какви лицензи вече притежава компанията, как служителите ѝ използват софтуера и къде има припокриване на функционалности. Това важи и за бизнеса в България. По-ясната представа за софтуерните активи може да помогне на компаниите да контролират ИТ разходите си и да откриват възможности за оптимизиране на бюджетите при въвеждането на нови технологии“, коментира Александър Найденов, мениджър на Forscope за България.
Прегледът на софтуера трябва да следва пилотните AI проекти
Въвеждането на AI трябва да включва не само решение кои служители да получат достъп до нов инструмент. ИТ и финансовите отдели, заедно с ръководителите на екипи, трябва да преценят кои от съществуващите приложения продължават да бъдат необходими, къде има припокриване на функционалности и дали условията по абонаментите могат да бъдат променени. Преди да разширят пилотен проект в цялата компания, бизнесите трябва да сравнят реалното използване на софтуера, стойността, която носи всеки инструмент, и общите разходи. Трябва да се вземат предвид и датите за подновяване на договорите, както и възможностите за намаляване на броя лицензи.
Без такъв преглед новото решение може да промени начина, по който служителите работят, докато плащанията за съществуващите приложения продължават без промяна. Затова при внедряването на AI основният въпрос не е само колко струва новият инструмент, а и как въвеждането му ще се отрази на цялостния набор от софтуерни решения, за които компанията вече плаща.
